[18 Novembre, 16h] 3e Assemblée Générale de l'Association

Ici on parle du Forum Thalie, association organisatrice d'activités et de jeux en conventions, et plus si affinités.

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Amo
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[18 Novembre, 16h] 3e Assemblée Générale de l'Association

Messagepar Amo » Mar Oct 23, 2012 12:37 am

La 3e Assemblée Générale de l'Association Forum Thalie aura lieu le dimanche 18 Novembre 2012 à partir de 16h sur le channel #ag-thalie du serveur IRC Nanami (irc.nanami.fr.)

Si les membres actuels de l'association sont fortement incités à être là (et la présence des membres du bureau obligatoire), il est utile de rappeler que les non-membres ont tout à fait le droit d'assister à cette assemblée générale. L'un des ordres du jour concernant d'ailleurs une éventualité de campagne de recrutement pour l'association et l'image de l'association, votre avis peut tout à fait nous être utile donc n'hésitez vraiment pas à venir observer. Si vous ne pouvez pas assister à cette AG n'hésitez pas à donner sur ce topic votre avis sur la question.

En attendant voici l'ordre du jour tel qu'il est prévu à l'heure actuelle, celui-ci peut être modifié en fonction des suggestions proposées:

I. Bilan financier de l'association
(Question du déménagement du compte bancaire.)
II. Bilan moral de l'association
(Bilan de Paris Cosplay, Japanantes et Epitanime ; Suspension temporaire d'un membre en juin 2012 ; Motivation générale des membres)
III. Election du bureau*
IV. Conventions en cours de préparation: Japanantes 2013, Epitanime 2013 + Conventions à éventuellement contacter ?
V. Réflexions sur le fonctionnement interne de l'association.
(Doit-on attribuer des rôles bien précis à chacun ? Doit-on revoir la communication interne ? Gestion du matériel ?)
VI. Réflexions sur l'ouverture vers des projets totalement différents de notre occupation actuelle
(Activités sur le réseau Internet ? Organisation de concours ? Auprès d'organismes qui ne sont ni des salons ni des festivals ? Ou ?)
VII. Réflexions sur la promotion de l'association et le recrutement de nouveaux membres
(Gestion de la page Facebook / du compte Twitter ?)
VIII. Commande d'une bâche avec le logo de l'association ?
IX. Questions diverses (à proposer sur ce topic)

:inaba: N'hésitez pas à suggérer sur ce topic tout ce qui peut vous paraître intéressant d'aborder. :inaba:

* Pour la section Election du Bureau, elle aura lieu si:
- Un membre actuel du bureau se retire (merci de l'annoncer officiellement sur ce topic) et que quelqu'un se propose à son remplacement.
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Re: [18 Novembre, 16h] 3e Assemblée Générale de l'Association

Messagepar Nefka » Dim Nov 18, 2012 8:20 pm

Compte-rendu de l'Assemblée générale :

Membres présents : (*bureau)

*Amo
*Itsukushimu
*Tiya
-Arez
* Jikon
* Nefka
-Nemo
-Tsuchi
-Xian
-Yokathaking


Ordres du jour :

I. Bilan financier de l'association
(Question du déménagement du compte bancaire.)
II. Bilan moral de l'association
(Bilan de Paris Cosplay, Japanantes et Epitanime ; Suspension
temporaire d'un membre en juin 2012 ; Motivation générale des membres)
III. Election du bureau*
IV. Conventions en cours de préparation: Japanantes 2013, Epitanime
2013 + Conventions à éventuellement contacter ?
V. Réflexions sur le fonctionnement interne de l'association.
(Doit-on attribuer des rôles bien précis à chacun ? Doit-on revoir la
communication interne ? Gestion du matériel ?)
VI. Réflexions sur l'ouverture vers des projets totalement différents
de notre occupation actuelle
(Activités sur le réseau Internet ? Organisation de concours ? Auprès
d'organismes qui ne sont ni des salons ni des festivals ? Ou ?)
VII. Réflexions sur la promotion de l'association et le recrutement de
nouveaux membres
(Gestion de la page Facebook / du compte Twitter ?)
VIII. Commande d'une bâche avec le logo de l'association ?
IX. Questions diverses (à proposer sur ce topic)


Résumé :

Début de l'AG à 16h38
Fin à 20h17

1) Bilan financier :

Compte en banque : positif de 542 euros 41 centimes, soit +542,41€
Dettes : 10 euros pour Kistune, 30 euros pour Nemo, 17,43euros pour Tsuchi, 3 euros pour Yokathaking (voir avec les intéressés)

Il faut changer de banque : l'idée est de quitter la Caisse d'Epargne pour aller au Crédit Mutuel
Intérêts : -Avoir moins de frais de gestion
- Permettre au trésorier de récupérer la main sur la gestion

Amo précise qu'il a une grosse réserve de mangas gratuiiiits.

MERCI DE ME BALANCER UN MP/MAIL SI L'ASSOCIATION VOUS DOIT DE L'ARGENT


2) Bilan moral de l'association :

Paris Cosplay :

L'orga avait chiée sur quelques points mais du coté activités on avait Kaji et elle a chiée sur rien.
Un Quiz Hardcore un peu tristounet en fin de soirée mais le reste des jeux avaient bien fonctionnés
On a réussi à avoir un bon public en permanence, sauf sur scène
Sur scène le Rolecosplay avait bien marché, mais haha putain le bordel autour de l'orga
La scène était totalement adaptée pour les défilés, pas du tout pour les jeux.
Les gens restent pas à mater un jeu sur scène pendant des plombes

Japanantes :

Orga super cool et super fou, les jeux en amphi impec, sauf les jeux sur scène

Epitanime :

Jeux en salle super cools, en amphi sympa sans plus et l'expérience sur scène un peu unique mais assez rigolote
Le Traproulette marche mieux sur scène que le Quizz Hardcore
Des joueurs fidèles : ce qui était cool cette année c'est que les joueurs sont arrivés à 2h et sont repartis à 7h dans la majorité
Peut-être voir ça a un autre horaire pour la conférence ? Parce qu'à l'ouverture y'a pas nécéssairement grand monde.
Quizz MLP bien géré
Sinon les chaises musicales à 6h30, gros succès :'D
Mention du problème de lot lors du quizz Type-Moon.

Général :

Le souci géographique se sent de plus en plus.
On a quelques problèmes de communication au niveau de la préparation des activités et que ça nous amène souvent à faire des trucs qu'on pourrait totalement éviter.
Les derniers mois d'apathie ont un peu ralenti le rythme mais c'est le même problème que l'année dernière.
On manque de sang frais dans Thalie.
Si on résout nos problèmes de comm interne et externe, on va être totalement à plein régime et l'année va déchirer

Il faut donc prévoir :
-Animer les pages Twitter et Facebook pour attirer, fidéliser notre public et avoir des retours
-On peut nommer un ou plusieurs responsable de com/community manager, quelqu'un qui s'assurerait d'être toujours au fait de ce qui se passe
-Prévenir par mail les membres de l'asso dans les phases de préparation d'évènement
-Le trio président/secrétaire/secrétaires adjoint soient les chargés de com


3) Election du bureau

18h20
*discussions autour du rôle de vice-président*
18h22
Certains membres de l'asso s'accordent à penser que le camarade Tsuchi assurerait un contre-pouvoir à Amo bénéfique pour l'association
18h24
*Tiya quitte officiellement le rôle de vice-président*
18h25
*Arez, Tsuchi, Yokathaking se présentent au poste de vice-président*
18h26
*Tsuchi est élu vice-président à la totalité du scrutin votant, soit 9 voix pour lui*
*Musique de victoire, confettis, petits gateaux, toussa*

*Arez, Yokathaking, Xian se présentent au poste de secrétaire*
10 votants : 4 pour Arez, 5 pour Yokathaking, 1 pour Xian
Yokathaking est élu secrétaire à la majorité.

*Vote pour le poste de secrétaire-adjoint*
*Arez, Xian se présentent*
9 votants : 8 pour Arez, 1 pour Xian
Arez est élu vice-secrétaire à la majorité.


4) Conventions en cours de préparation:

Nocturne Epitanime 24 novembre :

Notre matos ne devrait pas servir à part un duo micro + cable.
Tsuchi ramène son PC, avec le best of AMV Minis sur le disque dur ( http://www.amvhell.com/showthread.php?2 ... cf9c8e95d1 ) . Quelqu'un d'autre peut prévoir un supplément au cas où.

Japanantes 2013 :

Devraient être présents : Amo, Tsuchi, Nefka, Xian, Nemo, Yoka
Faudra juste penser à définir un thème pour une conférence d'une heure : idée d'un truc sur l'histoire du Shonen Jump, "la mythologie japonaise dans les JV" (aka 30mn sur Shin Megami Tensei)
On fera rien sur scène, on fera nos activités dans le gros amphi du centre et on projetera le duo AMV Enfer 2 / AMV Hell 6 (si il est sorti) dans l'autre amphi

Epitanime 2013 :

On continue à ne faire que les nuits
Idée de concours d'AMV de 50s/1mn30
Idée de triathlon hentaï


5) Réflexions sur le fonctionnement interne de l'association.
(Doit-on attribuer des rôles bien précis à chacun ? Doit-on revoir la communication interne ? Gestion du matériel ?)

voir partie 2) d)

Pourquoi pas un reponsable "mémoire" cad photo voire vidéo.
Chacun devrait avoir un rôle pour chaque convention
Ce serait bien si on arrivait à tester nos jeux entre nous avant de les présenter (si c'est possible une soirée la veille chez un des membres de

l'asso et on teste les jeux et tout)


6) Réflexions sur l'ouverture vers des projets totalement différents de notre occupation actuelle
(Activités sur le réseau Internet ? Organisation de concours ? Auprès d'organismes qui ne sont ni des salons ni des festivals ? Ou ?)

Organiser des activités à l'extérieur, au kawaii café par exemple
Faire des blind-tests, quizzs en utilisant la webradio Tsumugi/Showprime et réponses/dialogue via IRC/Twitter, ou par Mumble


7) Réflexions sur la promotion de l'association et le recrutement de nouveaux membres

voir partie 2) d)

Faudrait essayer de saisir un peu notre image
Peu importe l'image qu'on a, l'important c'est de montrer qu'on est open à l'entrée de nouveaux membres, qu'on est pas un cercle fermé


8) Commande d'une bâche avec le logo de l'association


Pourquoi pas un wallscroll.


9) Divers


-Amo a souligné avant le début de l'AG qu'il faudrait réécrire certains point des statuts, notamment concernant l'élection du bureau et les membres qui le compose.

:jospin:
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Re: [18 Novembre, 16h] 3e Assemblée Générale de l'Association

Messagepar Nefka » Dim Nov 18, 2012 9:53 pm

Le nouveau bureau est du coup composé de :

Président : Amo
Vice- : Tsuchi
Trésorier : Itsukushimu
Vice- : Jikon
Secrétaire : Yokathaking
Vice- : Arez
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