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[17 Novembre, 16h] 4e Assemblée Générale de l'Association

Ici on parle du Forum Thalie, association organisatrice d'activités et de jeux en conventions, et plus si affinités.

Modérateur : La Force Poissons

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Amo
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[17 Novembre, 16h] 4e Assemblée Générale de l'Association

Message par Amo »

La 4e Assemblée Générale de l'Association Forum Thalie aura lieu le dimanche 17 Novembre 2012 à partir de 16h sur le channel #ag-thalie du serveur IRC Nanami (irc.nanami.fr.)

Si les membres actuels de l'association sont fortement incités à être là (et la présence des membres du bureau obligatoire), il est utile de rappeler que les non-membres ont tout à fait le droit d'assister à cette assemblée générale.

En attendant voici l'ordre du jour tel qu'il est prévu à l'heure actuelle, celui-ci peut être modifié en fonction des suggestions proposées:

I. Bilan financier de l'association
II. Bilan moral de l'association
(Bilan des deux Nocturnes de novembre et mars ; Manga Magnya ; Japanantes ; Epitanime ; Japan Expo)
III. Election du bureau*
IV. Réecriture des statuts
V. Projet Hajime: organisation d'un cahier des charges et/ou d'un dossier récapitulatif des avancées du projet
VI. Communication de l'association (comment l'améliorer, comment utiliser le Twitter et le Facebook ?)
VII. Conventions futures / probables / à contacter
VIII. Questions diverses ( à proposer sur ce topic)


Pour la section Election du Bureau, elle aura lieu si:
- Un membre actuel du bureau se retire (merci de l'annoncer officiellement sur ce topic) et que quelqu'un se propose à son remplacement.

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Jaerdoster
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Re: [17 Novembre, 16h] 4e Assemblée Générale de l'Association

Message par Jaerdoster »

Et donc la question: le président remet il son rôle en jeu ? :beatrice2:
Blague à part: le président remet il son rôle en jeu afin que je me présente à la place et que la Brigade phagocyte Thalie ? :beatrice2:
Reblaque à part: je vois que pour vous comme pour nous la communication semble un point important à travailler :yui3:

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Yokathaking
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Re: [17 Novembre, 16h] 4e Assemblée Générale de l'Association

Message par Yokathaking »

Déjà, on pourrait annoncer l'AG sur le blog, Twitter et Facebook. Y'a peut-être des gens qui seraient potentiellement intéressés et vu que l'AG est publique, autant en profiter. Une partie de nos habitués n'est pas inscrit sur le forum.
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Yokathaking
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Re: [17 Novembre, 16h] 4e Assemblée Générale de l'Association

Message par Yokathaking »

Le Compte-Rendu de l'Assemblée Générale.
I. Bilan financier de l'association
404€ sur le compte. Jeu de mots, forcément. Folie, tout ça tout ça.
En fait, 404€76, y’a toujours des centimes.
Par contre, on a 131€ de moins qu’en 2012.
On perd 6€ par mois à cause de la banque, soit 72€ dans l’année. On a pas mal remboursé de gens en 2013 (Nemo et Tsuchi). On a acheté des lots pour Tanime, Nocturne et JapaNantes. On a payé le kakemono et l’hotel pour Epitanime.
Le budget lot va continue de baisser vu qu’on en distribuera de moins en moins.
En 2012, Epita nous avait payé 400, contre 200 en 2013.
Revoir comment verser la cotis vu que Paypal bouffe 70 centimes sur les 10€. On favorisera les paiements par chèques et virement, ceux qui peuvent pas paieront par Paypal avec majoration pour tomber à 10 après le % de paypal.

II. Bilan moral de l'association
(Bilan des deux Nocturnes de novembre et mars ; Manga Magnya ; Japanantes ; Epitanime ; Japan Expo)
3 nouveaux membres en 2013, 0 en 2012, c’est un peu la folie. On a donc tous le moral, sauf ceux qui ont froid.

Noctune d’automne 2012 : bien passé, peut-être trop de monde. On était 4 (Nefka, Arez, Tsuchi et Yoka) sans Amo mais on a bien géré. On avait testé les jeux à l’avance et c’est vraiment le truc qu’on doit faire à chaque fois.
JapaNantes : très bonne conférence. Le Super Traproulette ne c’est pas passé idéalement parce qu’on savait pas trop ce qu’on allait faire. On avait lancé un AMV Enfer à 10h du mat mais on a réussit à remplir l’amphi. Et le pupitre est méga cool
Manga Magnya : pas beaucoup de public mais c’était sympa. Y’avait Amo, Tsuchi & Nefka en plus de Rochois & QCTX. Brigade Thalie-Soft. Un jour, on trouvera un nom super pour les 4 asso genre Brigade Kawa Thalie Moon. Et on fout un . après Brigade pour rajouter V.Gear, genre Brigade.Kawa-Thalie-Moon. Et le Secrétaire part en free-style tout seul dans son compte-rendu, oups.
Nocturne des 3 ans : On a capté des gens vers 22h et ils sont restés jusqu’au bout. Le jeu des 3 ans était bien, même avec son aspect narcissique assumé. On avait de l’électricité dans le local.
Epitanime : Probablement notre meilleure Epitanime, on s’améliore à chaque fois. Par contre, on réserve l’hôtel avant avril. Le but cette année, c’est de faire mieux et de réserver l’hôtel plus tôt.
Japan Expo : Pas de kakemono T_T Mais même de notre côté, on a pas été fantastique. On a testé le hardcore, on le refera plus. Plus de jeux où les gens peuvent se poser et repartir. On a jamais payé la SACEM parce qu’ils nous ont jamais demandé de payer

III. Election du bureau*
Jikon quitte sa place de Vice-Trésorier.
Président: Amo ; Vice-président: Tsuchi ; Trésorier: Itsukushimu ; Trésorier adjoint: VACANT ; Secrétaire: Yokathaking ; Secrétaire adjoint: Arez. La place de Trésorier adjoint reste vacante pour l’instant

IV. Réecriture des statuts
10 votes exprimés, 10 votes en faveur du OUI. Les nouveaux statuts sont votés.
XXXX

STATUTS

Article 1er

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre: Forum Thalie

Elle pourra être désignée sous l'abréviation Thalie.

Article 2 - Buts

Cette association a pour objet la promotion de tous les arts et médias liés à la pop culture, notamment d’origine japonaise par le biais de l'organisation d'activités, de jeux ou de présentations dans le cadre de manifestations, conventions et festivals francophones, ou encore, par le biais d’une diffusion sur Internet. L'association est laïque, sans but politique, syndical ou religieux.

Article 3 – Siège Social

Le siège social est fixé à Paris.

Il pourra être transféré par simple décision du bureau.

Article 4 - Durée

L'association est créée pour une durée illimitée.

Article 5 - Composition

L'association se compose de :
Membres d'honneurs, ayant rendu un service signalé à l'association. Ils n'ont pas à s'acquitter de la cotisation. Ils n'ont pas droit de vote à l'Assemblée Générale.
Membres actifs, inscrits au registre et participant au bon fonctionnement de l'association. Ils ont droit de vote à l'Assemblée Générale. Ils doivent s'acquitter d'une cotisation fixée par le bureau.

Article 6 - Adhésion

Tout individu peut demander à devenir membre de l'association auprès d'un membre du Bureau. Si sa demande est acceptée, il devra s'acquitter du prix de la cotisation tel qu'il a été fixé par le Bureau lors de l'Assemblée Générale. Son inscription est effective pour l'exercice de l'année durant laquelle son paiement est fait.

Article 7 – Perte de la qualité de membre, Suspension

La qualité de membre se perd par:

La démission
Le décès
La radiation est prononcée par le bureau à la majorité absolue des voix en cas de faute grave ou de non paiement de la cotisation annuelle. S'il le juge opportun, le bureau peut décider, pour les mêmes motifs que ceux indiqués ci-dessus, la suspension temporaire d'un membre plutôt que son exclusion.

Article 8 - Ressources

Les ressources de l'association comprennent:

Le montant des cotisations, fixé par le bureau au cours de l'assemblée générale
Les subventions de l'État, des départements et/ou des communes
Toutes autres ressources autorisées par les textes législatifs et réglementaires, particulièrement les recettes des manifestations et les dons.


L'association est dirigée par un bureau composé de:

Un(e) président(e)
Un(e) vice-président(e)
Un(e) secrétaire général
Un(e) secrétaire adjoint(e) si besoin est
Un(e) trésorier(e)
Un(e) trésorier(ère) adjoint(e) si besoin est

En cas de vacance, le bureau pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres, l'élection définitive intervient lors de l'assemblée générale suivante.

Les Membres du Bureau sont élus pour un semestre et reconduits automatiquement sauf en cas de démission ou si un autre membre souhaite se présenter à un poste. Dans ces 2 derniers cas, une élection à 2 tours a lieu à l'AG suivante.

Seuls les majeurs peuvent être éligibles au sein du bureau.

Le bureau se réunit aussi souvent que l'exige l'intérêt de l'association sur convocation de son président.

Article 10 – Assemblée Générale Ordinaire

L'assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l'association à quelque titre qu'ils y soient affilés. Elle se réunit au moins une fois par an sur demande du Président du bureau. En cas de non convocation par le Président, l'AGO se tient le dimanche soir, 1 mois après la date limite.
15 jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués à la demande du Président par le biais de l'adresse mail fournie lors de l'inscription. L'ordre du jour est décidé par le Bureau et indiqué sur les convocations. Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Ne seront traitées lors de l'assemblée générale que les questions soumises à l'ordre du jour, parmi lesquelles un bilan moral et financier. L'AGO se termine par les questions éventuelles des membres.


Article 11 – Assemblée Générale Extraordinaire

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un des membres inscrits, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire suivant les formalités prévues par l'article 10.


Article 12 – Procès Verbaux

Le Secrétaire delivre un compte rendu de toute AG ou réunion du Bureau sur le forum de l'Association.

Article 13 – Membres du Bureau

Le Président convoque les assemblées générales et les réunions du bureau. Il représente l'association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet. Il peut déléguer certaines de ses attributions.
Il a notamment qualité pour représenter en justice au nom de l'association, tant en demande qu'en défense. En cas d'absence, de vacance ou de maladie, il est remplacé par le vice-président ou tout autre administrateur spécialement délégué par le bureau.

Le Secrétaire (et si besoin est, le secrétaire adjoint) est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives.
Il rédige les procès-verbaux des délibérations et en assure la transcription sur les registres. Il tient le registre spécial, prévu par la loi, et assure l'exécution des formalités prescrites.

Le Trésorier (et si besoin est, le trésorier adjoint) est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l'association. Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes sous la surveillance du Président.
Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations et rend compte à l'assemblée annuelle, qui statue sur la gestion.

Article 14 - Dissolution

En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents à l'assemblée générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.


Les présents statuts ont été adoptés en assemblée générale extraordinaire à Paris le 17 Novembre 2013.

XXXX
V. Projet Hajime: organisation d'un cahier des charges et/ou d'un dossier récapitulatif des avancées du projet
L’'idée serait d'organiser un streaming vidéo live à but caricatif, inspiré de modèles comme le Summer Games Done Quickly ou le Mario Marathon, ou l'on ferait une ribambelle de jeux vidéo divers et variés pendant une durée prévue entre 24 et 48h à la fin aout.
On a des idées de dates, des idées de jeux, des idées de concepts, on commence à visualiser comment organiser la chose, mais on est confronté à ce souci de localisation.
Itsu est en train de faire un document qu’on pourra ensuite présenter à d’éventuels partenaires parce que ça fait pro(pre).
On fera normalement ça chez Nefka/Jikon/Sedeto durant le dernier weekend d’aout 2014.
Test le 14 décembre chez Tsuchi, ce sera une Alpha pour tester le matos. Ensuite, on fera une Beta en condition réelle.
Il nous faut un doc au plus tard le jour de l’alpha.

VI. Communication de l'association (comment l'améliorer, comment utiliser le Twitter et le Facebook ?)
Faudrait une section communication. Se servir des réseaux sociaux même hors des convs.
Tsuchi/Arez/Yoka/Nock/Amo pour s’occuper de la comm. On part sur une réunion communication chaque mois pour voir ce qu’on va faire.
Il nous faut aussi des cartes de visites. On fait un sondage avec les essais de Sasakyo et on les imprime pour JapaNantes.

VII. Conventions futures / probables / à contacter
3 prévues, pas encore de réponse officielle : Japanantes / Nihon Breizh / Epitanime
Organiser plus de conférences. On a les compétences pour, il faut qu’on propose directement l’idée aux organisateurs qui y pensent pas forcément.
Peut-être aller à Soleil Levant qui aura lieu mi-avril à Angers.

VIII. Questions diverses
Rien
Image

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