Pour retrouver la communauté Thalie 24/24 7/7, une seule adresse: celle qui mène à notre beau serveur Discord.

-> https://forum-thalie.fr/discord <-

[29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Ici on parle du Forum Thalie, association organisatrice d'activités et de jeux en conventions, et plus si affinités.

Modérateur : La Force Poissons

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Amo
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[29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par Amo »

Ok c'est parti pour l'AG annuelle.

Date: Dimanche 29 novembre à partir de 15h sur ce channel Discord: https://discord.gg/0YyBuGZxv0RXUyfw
Télécharger le logiciel.

Si les membres actuels de l'association sont fortement incités à être là (et la présence des membres du bureau obligatoire), il est utile de rappeler que les non-membres ont tout à fait le droit d'assister à cette assemblée générale.

A l'ordre du jour:

I. Bilan financier de l'association
-> Bilan comptable de l'année, gestion du compte de l'association, dépenses à prévoir pour 2015

II. Bilan moral de l'association
-> Retour sur les événements organisés en 2014/2015: Yomatsuri, Japanantes, Jonetsu, Epitanime, Japan Expo et les Utopiales
-> Evolution du nombre de membres
-> Commentaires sur l'ambiance générale

III. Election du bureau
-> Remplacement de tout membre du bureau qui serait démissionnaire (sa démission doit alors être signalée dans ce topic)

IV. Réecriture des statuts
-> Vote des statuts réecrits

V. Hajime
-> Discussions rapides et synthétique sur la seconde édition de l'événement

VI. Conventions futures
-> Conventions prévues
-> Conventions à contacter

VII. Questions diverses
-> Montant de la cotisation de l'association
-> A suggérer dans ce topic


Une réunion préparatoire du Bureau a eu lieu le mercredi 25 Novembre, vous pouvez la consulter à ce lien.

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Tsuchi
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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par Tsuchi »

Ah maintenant que la date de l'AG a été communiquée, parlons un peu de la technique de celle-ci. D'habitude nous la réalisons conjointement sur IRC pour le texte et sur Mumble pour la voix. Mais miracles des avancées technologies obliges, nous la réaliserons désormais sur une seule chose, Discord ! Pour les membres suivant un peu le forum, vous savez sans doute qu'Axel en a parlé sur un topic dédié si vous voulez en savoir davantage sur ce qu'est Discord.

Pour les personnes sachant donc déjà quoi en faire voici l'invitation pour le serveur : https://discord.gg/0YyBuGZxv0RXUyfw (lien n'expirant pas)
Note : Il s'agit d'un serveur Forum-Thalie. Si vous avez donc déjà une place sur le serveur Nanami, bah c'est gentil mais ça ne sert à rien. Il faut donc rejoindre ce serveur. Si possible, rejoignez le serveur dès que possible, que vous y soyiez enregistré et que je vous donne les droits auxquels vous avez le droit. Ensuite :

FAQ
Pourquoi ne pas faire cela sur le serveur de Nanami ? Moi ça me fait chier.
Pour la simple et bonne raison que j'ai envie de garder un contrôle total sur le serveur. Les personnes pouvant parler/écrire ou autre pendant une AG ou une réunion ne sont pas les mêmes et plutôt que de demander des droits de folie à Axel etc... je préfère pouvoir gérer cela à n'importe quel moment.

Je n'ai pas envie de télécharger de logiciel juste pour une AG à la noix.
Cela tombe bien, les développeurs ont pensé à vous. Je vous conseille quand même de passer par l'application Desktop si possible. Mais bref. Contentez-vous de cliquer sur le lien, de renseigner un pseudo et de venir. Pensez à "claim your account" de manière à ce que vous puissiez réutiliser le compte plus tard.

Je suis déjà sur le serveur de Nanami/mon école/ma pizzeria, comment je fais pour juste rajouter le serveur Thalie ?
En dessous de l'icône de vos serveurs se trouvent un petit rond avec un "+" dedans. Il vous suffit de cliquer dessus, de sélectionner "Join" et de coller le lien de l'invitation mis plus haut. Et voilà c'est good !
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AxelTerizaki
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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par AxelTerizaki »

Il existe déjà un canal thalie sur le Discord de Nanami (comme il en existait un sur Mumble) et il est justement bien plus aisé que sur Mumble de donner les droits adéquats aux administrateurs.

Si pour une AG ça peut se comprendre, n'hésitez pas à venir sur le canal public qui est sur Nanami, c'est plus sympa d'être tous ensemble plutôt que chacun dans son coin (et vous pouvez profiter des autres canaux comme par exemple les super recettes de cuisine de @ sestren ou les blagues de merde de la Chambre 810).

Perso on attend la possibilité d'enregistrer les canaux vocaux pour switcher sur Discord pour les réunion, avec la Brigade.

P.S. : Dans le fond je suis d'accord avec Itsu juste en dessous, c'est juste que je nuance mes propos. Et faire venir des gens sur Discord pour l'AG peut être une bonne occasion de peupler le canal #thalie qui est dessus.

Le lien vers le canal texte thalie :
https://discord.gg/0TAtbon8AHqAkm1n

Vous pouvez aussi discuter sur le canal vocal si le coeur vous en dit.
Modifié en dernier par AxelTerizaki le lun. nov. 16, 2015 1:43 pm, modifié 1 fois.
Meido-Rando - Le pays des Meido.
Blind Spot - Un light novel sur une malvoyante au japon

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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par --- »

This. C'est inutile de s'éparpiller pour le coup. On a un canal, des admins (Dont moi), l'accès au Discord de Nanami est totalement OpenBar. C'est vraiment se prendre la tête que de créer un serveur dédié juste pour une AG... =_=''
BE QUICK! OR BE DEAAAAD!

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MaxaoH
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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par MaxaoH »

Du coup j'ouvre la danse, j'annonce ma démission la remise en jeu du poste de vice-secrétaire pour cette 6e Assemblée générale.

EDIT: et je me présente au poste de secrétaire de l'association.
Modifié en dernier par MaxaoH le sam. nov. 28, 2015 12:54 am, modifié 1 fois.

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Yokathaking
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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par Yokathaking »

J'abdique du poste de Secrétaire de l'asso. Et puisque le poste de vice-secrétaire s'est ouvert, j'annonce officiellement ma candidature pour le poste, tel le Poutine des associations otakus franciliennes.
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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par Sasakyo »

Moi je demande officiellement à devenir le Schrödinger de l'asso :kayneth:

Sasakyo, présente et absente en même temps.
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Je suis déviante.

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Nemo
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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par Nemo »

Je postule pour le poste de Vice Secrétaire.
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MaxaoH
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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par MaxaoH »

Cher tous.

C'est assez rare que je poste aussi sérieusement alors prennez bien le temps de lire.

Durant cette AG, nous allons revoir les statuts suite à l'impulsion de certains membres. Afin qu'on y passe le temps approprié, et non pas des heures, voici comment on va s'organiser. Suite à la réunion préparatoire, une nouvelle version des statuts (amendements mineurs) ainsi que deux nouveaux articles (amendements majeurs) vous être proposés.

IMPORTANT: Suite à la réunion préparatoire, une nouvelle version des statuts (amendements mineurs) ainsi que deux nouveaux articles (amendements majeurs) vous vous être proposés.
La version actuelle des statuts de l'association
: http://www.forum-thalie.fr/thalie/viewt ... 773#p18773

Etape 1: Les deux nouveaux articles seront présentés, débattus et votés un par un. Si acceptés, il seront ajoutés à la proposition générale. Si non, on garde les versions précédentes.
Les deux nouveaux articles: https://docs.google.com/document/d/1XlR ... Hcn7E/edit

Etape 2: une nouvelle version consolidée des statuts vous sera présentée. Elle est le résultat des amendements mineurs (correction, confirmation formelle de pratiques établies...) et comprendra (ou non) les deux amendements majeurs en fonction de vos votes précédent. Cette version sera uniquement présentée puis votées en bloc. Soit on accepte la version présentée, soit on revient à la version précédente.
La version consolidée: https://docs.google.com/document/d/1Xxr ... J1IyA/edit


TL;DR: nous vous encourageons vraiment a jeter un rapide coup d'oeil aux nouvelles propositions pour éviter d'être largué dans les débats. Merci d'avance.

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MaxaoH
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Re: [29 Novembre, 15h] 6e Assemblée Générale de l'Association

Message par MaxaoH »

Le CR tant attendu
FORUM THALIE
ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE 2015
29/11/2015



PRÉSENTS ET ABSENTS
PRÉSENTS
• Amo
• AntoinePey
• Caradryan
• DracoDynasty
• Elka
• Itsukushimu
• Kmeuh
• Kurotaka
• Ley
• MaxaoH
• Nefka (+68 min)
• Nemo
• Nock
• Sasakyo
• Shrykull
• Tsuchi
• Yokathaking

ABSENTS (ET EXCUSÉS)
• Kolya
• Kitsune
• Nefka
• MelesBadger

____________________________________________________________________________
BILAN FINANCIER DE L’ASSOCIATION

BILAN COMPTABLE & GESTION DU COMPTE
• Bilan des compte le 29 Novembre 2015: 506,69€.
• Les retards de paiements d’Epitanime et Japanantes nous ont fait plonger à 79€ ce qui est un peu juste.
• Le but serait de stabiliser les comptes sans dépendre d’Epitanime pour l’année 2015.
• Itsukushimu a du bloquer tout paiement pour éviter de passer inopinément en négatif (ce qui est illégal pour une association comme la nôtre).
• Nouveaux coûts fixes: frais bancaires et prix de l'assurance.
• Somme des nouveaux frais fixes en 2016: 162€ pour l’année.
• De nombreuses perspectives futures seront impossibles sans une plus grande marge de manoeuvre: investissements, T-shirt, coûts annexes...

HAUTEUR DE LA COTISATION POUR 2016
• Proposition de monter de 10 à 12€ de cotisations.
• Cela augmenterait la marge coûts/revenus fixes de 38€ à 90€.
• Amo propose de facturer les conférences, projections et/ou autres animations pour rééquilibrer les comptes et soulager les cotisations.
• Nemo émet l’idée de développer un fond d’urgence pour faire face à une potentielle situation de crise.
• Yoka propose l’augmentation d’augmenter les tarifs de l’association. Itsukushimu répond qu’il est préférable de stabiliser le ratio coût/revenu fixe en priorité.
• La question d’établir des forfaits en fonction du statut social (étudiant, salarié, ...) a été rejeté en amont.

VOTE DU MONTANT DE LA COTISATION POUR 2016
• POUR: 11
• CONTRE: 2
• ABSTENTION: 1
Résultat: L’augmentation de la cotisation à 12€ à partir de Janvier 2016 est acceptée.


____________________________________________________________________________
BILAN MORAL DE L’ASSOCIATION

BILAN DES ÉVÈNEMENTS 2015
Evènements 2015 : 6 évènements en tout (soit 1 tous les 2 mois en moyenne).
Yomatsuri Noël 2014 : RAS, petit souci d’organisation lors de la gestion du matériel.
Japanantes 2015 : RAS, bonne intégration des nouveaux, bons retours sur la conférence et le quizz Ghibli.
Jonetsu 1.0 : peu de place pour le stand, difficultés de gestion du public, bonne intégration des nouveaux, quelques moments de stress sur la préparation des activités.
Epitanime 2015 : surestimation du public à Epitanime, peu de répondant sur certaines activités (jeu vidéo), vieillissement de certaines de nos références, problèmes de résolution de la traproulette sur la grande scène, bon placement au niveau de la salle, les membres ont globalement bien tenu les 48h.
Japan Expo 2015 : mauvais placement (la luminosité), succès moyen au stand, succès plus prononcé dans la salle d’activité, mettre l’accent sur les particularités du salon (beaucoup de passage, emplacement fréquenté...).
Utopiales 2015 : tout le monde est satisfait (sauf JC), tester le concept de table ronde en fonction du retour officiel reçu.

ÉVOLUTION DU NOMBRE DES MEMBRES
• L’association compte actuellement 21 membres.
• Nouveaux membres: Kuro, Kmeuh, AntoinePey.
• Membres ayant annoncées qu’ils ne renouvelleront pas: Kitsune.
• La parité au sein de l’association ne se porte pas au mieux de sa forme (2 femmes sur 21 membres).
• L’âge moyen de l’association augmente également (notre membre le plus jeune à 20 ans).

COMMENTAIRES SUR L’AMBIANCE GÉNÉRALE
• Quelques moments de TENSION au sein de l’association.
• Pas de problèmes IRL dans la gestion des activités.

____________________________________________________________________________
ÉLECTION DU BUREAU DE L’ASSOCIATION

POSTES REMIS EN JEU
• Secrétaire
• Vice-secrétaire

ÉLECTION DU SECRÉTAIRE
Candidat(s): MaxaoH
Résultats
• MaxaoH: 11
• Blanc: 2
MaxaoH est élu Secrétaire de l’Association. Félicitations à lui!

ÉLECTION DU VICE-SECRÉTAIRE
Candidat(s): Yokathaking, Nemo
Résultat
• Yokathaking: 3
• Nemo: 7
• Blanc: 5
Nemo est élu Vice-Secrétaire de l’Association. Félicitations à lui!

____________________________________________________________________________
MODIFICATION ET VOTE DES NOUVEAUX STATUTS

PRÉSENTATION DES AMENDEMENTS
• Suite à la réunion pre-AG du Bureau Mercredi, on a identifier deux sortes d'amendements:
• Les majeurs: au nombre de deux, il seront débattus un par un et votés.
• Les mineurs: intégrés dans une nouvelle version des statuts qui sera votée en bloc (formalisation de pratiques existantes, corrections...).

AMENDEMENTS MAJEURS
Article A : composition du Bureau
• Les membres du Bureau sont réélus chaque année lors des AG.
• Les membres du Bureau seront élus au scrutin à deux tours.
• Les postes adjoints ne sont plus des membres obligatoires.
• Possibilités de nommer de nouveaux postes (ex: responsables).
• Pour toute prise de décision: présence 3 des 4 membres obligatoire (ou leur adjoint).
Résultats
• POUR: 12
• CONTRE: 2
• ABSTENTION: 1
Résultat: L’article A - Composition du Bureau est accepté dans les nouveaux statuts.

Article B : Sanctions
• Consolidations des sanctions dans un seul nouvel article.
• Quatre sanctions prononcées par le Bureau: Avertissement, exclusion temporaire, exclusion du bureau, exclusion définitive.
Résultats
• POUR: 13
• CONTRE: 0
• ABSTENTION: 0
Résultat: L’article B - Sanctions est accepté dans les nouveaux statuts.

AMENDEMENTS MINEURS
• Intégration des deux amendements majeurs acceptés à la version consolidée. La version consolidée sera votée en bloc.
• Modifications notables: formalisation du registre, une procurations par personne, l’AG se déroule en Novembre chaque année, formalisation du rôle du vice-président, ajout de l’activité “conférences”.
Résultats
• POUR: 13
• CONTRE: 0
• ABSTENTION: 2
Résultat: La nouvelle version des statuts est acceptée. Elle entre en vigueur le 29 Novembre 2015 à 16:55.

____________________________________________________________________________
HAJIME 2015: BILAN

BILAN
• Hajime 2015 est un échec.
• Problèmes important de communication interne.
• Site internet prêt.
• Campagne de communication prête.
• Lieu manquant!
• Question du matériel encore délicate.
• Autisme Europe est toujours avec nous malgré les retards.

PROCHAINS RENDEZ VOUS
• Réunion Mardi 1er Décembre 2015 à 20:00
• La réunion est ouverte à tous: n’hésiter pas à venir!

____________________________________________________________________________
CONVENTION FUTURES

JAPANANTES 2016
• Nemo va se charger de contacter l’asso (Japan Spirit Event) avec qui on partagera l’amphi pour s'organiser en amont.
• 6 membres de l’asso viendront pour animer.

JONETSU 2.0
• Retardée pour une date ultérieure

EPITANIME 2016
• Pas de date actuellement, pas de changement de Bureau ou de Yomatsuri annoncés.

CONVENTIONS POSSIBLES
• Japan Touch Haru 2016 (Lyon): Itsu propose de s’y rendre, l’association reste en attente des dates, possible conflit avec Jonetsu (Avril)
Animest 2016 (Nancy): public proche de Japanantes en moins familial, peu de possibilités d’organiser des activités,
• Japan Party (Nanterres): Tsuchi va se renseigner pour obtenir quelques retours après 5 éditions
• Anim’Asia 2016: on tente le coup pour cette année
• Polymanga (Suisse): à éviter (emplacement et qualité générale)
• Japan Impact 2016 (Suisse): petite convention d’environ 5000 visiteurs, MaxaoH et Amo iront y faire une incursion, possibilité d’obtenir des contacts (Tsuchi)
• Pas de conventions envisageables en Belgique

CONFÉRENCES
Conférences confirmées: Japanantes 2016, Japan Expo 2016.
Kawai Café: examen des possibilités pour des animations, Yoka va se charger du contact.
• Les membres sont encouragés a trouver des lieux pour des conférences et des activités.

AUTRES ACTIVITÉS
• Évènements Grand Rex: a voir ce que Thalie pourrait faire, Yoka peut possiblement se renseigner via son contactTsuka

____________________________________________________________________________
DIVERS
• Création d’une poste de “Responsable conférences” vu qu’il s’agit d’une nouvelle activité qu’il faudrait développer comme un pôle à part entière.
• Cela simplifierai la logistique et l’organisation en séparant cette activité de la préparation globale des conventions.
• Le Bureau se montre favorable à la création de ce poste. Une réunion publique du Bureau (présence du Bureau obligatoire) sera organisée à ce sujet dans la semaine (Yoka on ne t’oublie pas). Les points qui seront discutés:
• La création ou non du poste de "Responsable Conférence"
• L'inclusion de ce poste ou non dans le Bureau
• L'élection de la personne qui sera responsable

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CE QUE VOUS AVEZ RATE
• Yoka et Kolya sont absents car ils sont en repas de famille ( ͡° ͜ʖ ͡°)
• CORREC: (Kolya a juste du boulot hein)
• Yoka x Kuro: caution MEDEF de cette AGO
• Le Kakemono Thalie a fait une escapade sur Blablacar (bientôt ambassadeur)
• On les nique! On les nique!
• Le soleil c’est pourri (et ça file le cancer)
• “Japan Expo, c’est toujours mieux que Paris Manga” - Amo 2015
• Tsuchi cherche à poster des “trucs guro très très <3 <3” contre la volonté du peuple
• Nemo planque des membres dans son frigo (sait-on jamais)
• Jadis, on pensait que la brigade SOS phagocyterait Forum Thalie (un peu de sel sur votre cuisine fusion?)
• “Parmi les amendements on avait beaucoup plus de mineurs que de majeurs. Comme dans le Waïfu War” - Tsuchi 2015
• “Je prépare toujours mes jeux 2 mois à l’avance” - Tsuchi 2015

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